为加强工程机械设备登记档案管理工作，提高档案管理质量，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合中心档案工作的实际，制定本规定。

一、档案立卷归档制度

为了使江苏省工业合作协会机械设备管理中心(以下:简称中心)授权信息登记单位的立卷归档工作顺利进行，完整地保存信息登记单位在开展信息登记活动中形成的数据表格、证明材料等档案，特制订本规定。

1、凡是中心授权登记单位日常信息采集登记工作中直接形成的应当归档并具有保存价值的数据表格、证明材料等不同形式的历史真实记载。及时主动地交县(市)采集单位档案管理员立卷归档，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

2、授权采集单位按指定的专职档案人员，负责本单位在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收存档管理。

3、授权采集单位档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建等材料。

4、授权采集单位档案管理员应按规定立卷归档，暂由县(市)授权登记单位保存，每年12月份移交省中心档案室统一管理，执行中心档案统一管理制度。

5、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

6、各授权信息登记单位根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

7、归档电子文件的目录应符合国家档案目录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

8、各授权信息登记单位应及时将信息数据应归档的电子文件上传中心全省数据管理系统，提交时做到数据完整、内容准确、内容安全、编目规范。

9、县(市)级授权登记单位档案管理员负责电子文件归档上传前的审核、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、整洁无损、记录的字节数、检索条目、附件等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

10、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐时，要查明原因，保存依据。

7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。

8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、中心数据管理系统档案供授权采集单位免费查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“查阅登记表”。

2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案管理室。

4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印(部分或全部)档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

文章来源：《中国设备工程》 网址: http://www.zgsbgc.cn/zonghexinwen/2020/0901/661.html